Bàn làm việc quá bừa bộn sẽ làm giảm sự tập trung của bạn. Hãy dành thời gian sắp xếp, phân loại giấy tờ một cách gọn gàng, khoa học để bạn có thể tập trung vào công việc tốt hơn.
Sắp xếp công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên
Tiếp đến, bạn cần rà soát lại những việc cần làm thêm một lần nữa để kiểm tra xem công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào cần thực hiện sau. Điều này giúp bạn có thể thực hiện đúng hạn và kiểm soát được thời gian cũng như không bỏ sót công việc cần phải làm.
Bạn cần tạo cho bản thân thói quen tổng kết công việc vào cuối mỗi ngày, cuối mỗi tuần hay cuối mỗi tháng. Qua đó sẽ giúp bạn biết được những gì mình đã làm được và chưa làm được, liệu bản thân có thực hiện được hết những công việc đã đề ra theo kế hoạch hay chưa. Từ đó giúp bạn rút ra kinh nghiệm cũng như có kế hoạch làm việc phù hợp sắp tới.
Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động
Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết nói không, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
Tránh những yếu tố gây xao nhãng
Có khi nào mà bạn mải mê lướt Facebook, xem Tiktok, chơi game... đến quên mất công việc cần làm? Đây chính là những thứ khiến bạn xao nhãng và mất rất nhiều thời gian. Chính vì vậy, trong lúc làm việc, bạn hãy để điện thoại ra xa, tắt những tab không liên quan để có thể tập trung vào công việc một cách tốt nhất.
Tận dụng công nghệ để quản trị thời gian
Bạn nên lựa chọn cho bản thân công cụ để quản lý thời gian và theo dõi công việc để đạt được kết quả cao nhất. Một số ứng dụng, phần mềm có thể kể đến như: Google Calendar, Timely, Workflow, Toggl, MyLifeOrganized...
Ma trận Eisenhower chia công việc thành 4 nhóm dựa trên mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng.
Hy vọng thông qua bài viết này của UMT, bạn có thể tìm được cho bản thân phương pháp cũng như kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất để có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.
Là một kỹ năng sống không thể thiếu tạo nên những người thành công trong thời hiện đại. Đặc biệt là những người bận rộn phải cân bằng giữa sự nghiệp và gia đình, công việc và các mối quan hệ. Vậy quản lý thời gian là gì? Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả? Đọc ngay bài viết sau của CET để tìm ra câu trả lời.
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.
Quản lý thời gian là sắp xếp, lên kế hoạch những việc cần làm một cách khoa học. (Ảnh: Internet)
Để tìm ra lời giải đáp cho câu hỏi quản lý thời gian là gì, bạn cần phải trả lời được 3 vấn đề quan trọng: quy trình quản lý thời gian, tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc và cách áp dụng kỹ năng quản ký thời gian tại công sở.
Quy trình này bao gồm 4 bước chính:
– Liệt kê và xếp hạng ưu tiên nhiệm vụ theo ngày, theo tuần và theo tháng dựa trên mục tiêu và định hướng công việc và cuộc sống.
– Đo lường, ước lượng thời gian cần để hoàn thành những công việc được đề ra.
– Lập kế hoạch chi tiết, xác định thứ tự ưu tiên làm việc mỗi ngày.
– Tiến hành thực hiện, bám sát kế hoạch đặt ra.
Mỗi bước quản lý thời gian trên đều có những công cụ, kỹ thuật, kỹ năng hỗ trợ để hình thành nên quy trình quản lý thời gian hiệu quả, phù hợp với tính chất công việc và cuộc sống của mỗi người. Việc cần làm là biết dùng các công cụ để hỗ trợ cho quá trình quản lý thời gian hiệu quả.
Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Thời Gian Trong Công Việc
Chắc hẳn không ít người thắc mắc tại sao quản lý thời gian lại quan trọng đến vậy? Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong cả công việc và cuộc sống cá nhân. Tại sao có người làm việc gấp nhiều lần bạn? Cũng có người chỉ làm bằng một nửa bạn? Bí quyết chính là ở kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người.
Biết cách quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp bạn tăng năng suất làm việc. (Ảnh: Internet)
Khi có nền tảng về kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ ngăn ngừa việc lãng phí thời gian và năng lượng, tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đều được tổ chức một cách logic, khoa học. Không những thế, quản lý thời gian tốt giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc hợp lý.
Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực
Việc thiếu kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những tránh được áp lực “deadline” mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc do có nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề.
Những kỹ năng quản lý thời gian cần phải có
Khi xác định được mục tiêu, bạn sẽ biết được bản thân cần phải làm những gì. Bạn cần phải lên lịch trình, kế hoạch cụ thể thời điểm sẽ hoàn thành mục tiêu. Chỉ khi đó bạn mới làm chủ được quỹ thời gian của bản thân và không để thời gian trôi qua lãng phí.
Sau khi đã xác định được mục tiêu lớn, bạn cần phải liệt kê những công việc cần thực hiện để có thể đạt được mục tiêu lớn đó. Bạn cần lập ra bảng liệt kê chi tiết, kèm theo đó là tiến độ công việc để có thể đánh dấu và dễ dàng kiểm tra xem bản thân đã thực hiện đến đâu.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là một trong các kỹ năng quan trọng trong quá trình học tập, làm việc và trong cuộc sống thường ngày. Nếu phải thường xuyên lo lắng “rượt đuổi” thời gian, cuộc sống luôn bị xoay vòng mất kiểm soát, bạn sẽ trở nên mệt mỏi nếu không biết cách sắp xếp và quản lý thời gian theo một cách phù hợp.
Tránh ôm đồm nhiều việc cùng lúc
Trước khi bắt đầu một công việc nào đó, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau:
Nếu câu trả lời là “Có” cho cả ba câu hỏi trên, lúc này bạn hãy nhận nhiệm vụ và bắt tay vào thực hiện công việc đó. Ngược lại, nên mạnh dạn từ chối.
Bạn không nên làm việc liên tục trong nhiều giờ liền mà hãy để thời gian cho bộ não và cơ thể được tạm nghỉ sau khoảng thời gian nhất định. Điều đó sẽ giúp cơ thể được thư giãn, ngoài ra còn có thể tăng khả năng sáng tạo và làm việc một cách hiệu quả hơn.
